Elke zichzelf respecterende onderneming of organisatie bindt vandaag de strijd aan tegen grensoverschrijdend gedrag tussen collega’s. Volkomen terecht uiteraard, want ongewenste intimiteiten, intimidatie en pestgedrag zijn onaanvaardbaar. Toch is er een vorm van pesten die onder de radar blijft, namelijk je collega’s tergen met oersaaie uiteenzettingen en presentaties.
Het gaat om een kwalijke en hardnekkige praktijk die veel meer voorkomt dan het grensoverschrijdende gedrag dat hr-afdelingen proberen in te dijken met een arsenaal maatregelen, procedures en vertrouwenspersonen. Een voorzichtige schatting is dat ruim de helft van de presentaties absoluut niet te pruimen valt wegens mateloos vervelend, oeverloos langdradig en bovendien belabberd gebracht. Dergelijke presentaties zijn regelrechte pesterijen jegens collega’s en andere toehoorders.
Ooit maakte ik een presentatie van een financieel directeur mee, waarbij iemand in de zaal vertwijfeld uitriep: “De vorige keren begrepen we zijn cijfers niet, maar nu kunnen we ze zelfs niet meer lezen.” De brave man wilde zo veel cijfers tegelijk tonen dat ze zelfs voor de aanwezigen op de eerste rij te klein waren om ze nog te kunnen ontcijferen. De kurkdroge uitleg maakte het alleen maar erger.
Meer met minder
PowerPoint en vergelijkbare presentatieprogramma’s zijn een pest. Toch als we ze verkeerd gebruiken en dat doen we meestal. Wat is het nut van een slide met tien bullet points, telkens gevolgd door een kromme halve zin, het geheel doorspekt met overdadig jargon, afkortingen en acroniemen. Als klap op de vuurpijl brengen we ons verhaal veilig met de rug naar het publiek, onze blik strak op de slides gericht, die onze enige leidraad en houvast blijken te zijn.
Slechte sprekers vormen een meerderheid en de meerderheid heeft ongelijk. Het is immers niet op deze manier dat je een publiek van collega’s, klanten of andere toehoorders enthousiast maakt voor je verhaal, de ernst van een toestand doet inzien of aanzet om actie te ondernemen. Hebben al die saaie sprekers wel eens van TEDx gehoord? Beseffen ze dat je heel complexe zaken op een onderhoudende manier kunt uiteenzetten in minder dan twintig minuten? Mét een goede voorbereiding, waarbij maar één vraag centraal staat: wat is de boodschap die iedereen moet onthouden? Mét sterke ondersteunende visuals die ten dienste staan van je verhaal en niet omgekeerd. En mét een enthousiasme dat aanstekelijk werkt.
Kijk, niet iedereen is Steve Jobs. Meer zelfs: er is maar één Steve Jobs en nu zelfs geen meer. Maar je hoeft helemaal geen Steve Jobs, Barack Obama of – dichter bij huis – Bart De Wever te zijn om te overtuigen als spreker. Als spreker hoef je helemaal niemand te zijn, omdat een toespraak houden precies het tegenovergestelde is van acteren. Je moet alleen maar jezelf zijn. In jezelf als spreker geloven. En jezelf opleggen om het de volgende keer anders en beter te doen. Hoe dan? Wel, je kunt natuurlijk een van de vele handboeken lezen, een opleiding of een presentatietraining volgen, maar met de volgende tips kom je echt al een heel eind.
Wees voorbereid
Alles begint met een goede voorbereiding. Je maakt een verhaal zonder slides, je zorgt voor een logische structuur en een heldere centrale boodschap en als dat allemaal goed zit, mag je – alleen als dat nodig is – enkele dia’s toevoegen. Maar gebruik veel zwarte slides en zet die op de plekken waar je geen visuele ondersteuning nodig hebt, zodat alle aandacht naar jou en naar je verhaal gaat.
Wees creatief. Ik herinner me een uiteenzetting over de evolutietheorie waar de spreker – prof. Johan Braeckman – een foto liet zien van een antiek bouwwerk in Rome, waar men de voorbije tweeduizend jaar in de meest uiteenlopende stijlen op, naast en bij gebouwd had. De professor zei: “Dit is de evolutietheorie van Darwin.” Toch viel er op de getoonde foto geen plant of dier te bespeuren. Maar het was wel een sterke metafoor om het complexe samengaan van verandering, aanpassing en bestendiging treffend te illustreren. Een beeld zegt meer dan duizend woorden.
Hou het spannend. Dat is nog zo’n eenvoudig toe te passen tip. Stel dat je een grafiek toont waaruit blijkt dat een bepaald cijfer in stijgende lijn gaat tot 2013 en dan plots een daling inzet. Toon zo’n grafiek dan in twee keer. Laat eerst de stijgende lijn zien en zeg: “Kijk eens collega’s hoe goed we het gedaan hebben de voorbije jaren, maar” – en nu toon je de volledige grafiek – “toen was het feest plots voorbij.” Ook altijd goed: een verrassende afbeelding. Toon een sjofele man en zeg: “Dit is hoe de buitenwereld onze organisatie ziet.”
One two three
Stijlfiguren werken. Het is misschien meer iets voor gevorderden, maar uit de gereedschapskoffer haal ik alvast eentje dat makkelijk toe te passen is en altijd werkt: de drieslag. Obama maakt er voortdurend gebruik van, net als vele andere bevlogen sprekers en ook Julius Caesar wist het al: twee is te weinig, vier is te veel. Een drieslag als ‘Ik kwam, ik zag, ik overwon’ blijkt tweeduizend jaar later nog zo sterk dat voetballers de gevleugelde woorden op hun arm laten tatoeëren. Alleen werd Jonathan Legear het mikpunt van spot met zijn verkeerd gespelde hattrick ‘Vini, vidi, vici’.
Een drieslag bestaat in tal van varianten. Verklaar bijvoorbeeld het waarom van iets met drie zinnen die telkens beginnen met omdat. “We hebben een goed jaar achter rug omdat we (…), omdat we (…) en omdat we (…).”
En als je geen inspiratie hebt voor een drieslag, kun je het ook met een enkel woord. “Collega’s, we hebben drie dingen nodig: groei, groei en groei.” Of zoals wijlen Margaret Thatcher ooit declameerde: “No, no, no.”
Me, myself and I
Word persoonlijk. Vertel iets over jezelf, iets dat je hebt meegemaakt, een anekdote. “Gisteren liet ik de hond uit en … “ Uiteraard moet er een verband zijn tussen wat je hebt meegemaakt toen je de hond uitliet en de boodschap die je wilt brengen, maar dat had je natuurlijk al begrepen.
En ten slotte: breng de mensen af en toe aan het lachen. Humor maakt de droogste materie verteerbaar. “Er is goed nieuws en er is slecht nieuws. Het goede nieuws is dat er een nieuw afdelingshoofd is. Het slechte nieuws is dat ze mij daarvoor gekozen hebben.” Of zeg op het einde van uw presentatie: “O ja, nog dit: ik heb eigenlijk geen hond.” Een uitbundig applaus zal u te beurt vallen.
Zeker, er zijn nog veel meer tips en tricks. Maar de bovenstaande adviezen volstaan al ruimschoots om ervoor te zorgen dat mensen echt geboeid naar je volgende toespraak of presentatie zullen luisteren, dat ze jouw boodschap zullen onthouden en dat je collega’s je oprecht zullen waarderen omdat je ze niet gepest hebt, maar ze integendeel op een verhelderende, verfrissende en onderhoudende manier iets wezenlijks hebt bijgebracht.
Eerder verschenen in Ad Rem, tijdschrift voor zakelijke communicatie, 2015/4