Online presenteren voor een onzichtbaar publiek: praktische tips en valkuilen
Verschenen in Ad Rem, Tijdschrift voor zakelijke communicatie, 2020/6
Laat ik maar meteen met de deur in huis vallen: webinars, livestreams en allerlei virtuele vormen van spreken en presenteren voor een publiek bieden geen intrinsieke meerwaarde. Op eentje na misschien: niemand hoeft zich te verplaatsen. Geen fysieke internationale congressen op aantrekkelijke plekken, dat is beslist goed voor het milieu. Maar laten we het vooral positief bekijken: ondanks de beperkingen is het echt wel mogelijk om ook in een virtuele setting doeltreffend en inspirerend te spreken en te presenteren voor een zo goed als onzichtbaar publiek. Je moet kort, helder en raadselachtig zijn.
“Ik volg geen webinars”, foeterde een bevriend academicus die normaal een dozijn nationale en internationale congressen per jaar bijwoont. “Ik zit al de hele dag voor een scherm te Teamsen en te Zoomen, ik kan geen webinar meer aan.” Nu is het niet alleen best vermoeiend om een webinar – samentrekking van web en seminar - te volgen, het is ook absoluut geen makkie om online spreker te zijn. Je spreekt namelijk voor niemand. Het moet ook voor pakweg Joe Biden tijdens de conventie van de Democraten een vreemde gewaarwording zijn geweest.
Hoe aantrekkelijk je de virtuele setting ook maakt, de afwezigheid van een fysiek en voluit reagerend publiek blijft een groot gemis. Het is meteen het grootste probleem bij digitaal presenteren: er is niet alleen geen verbinding tussen de mensen in het publiek (geen ‘samen in een ruimte zijn’), er is ook geen verbinding tussen het publiek en de spreker op het scherm. Toegegeven, dat levert ook een klein voordeeltje op: je kunt als toehoorder – check wel dat je op mute staat met de webcam uit - de spreker luidop van commentaar voorzien (“Zever, gezever!”).
De belangrijkste verbinding bij online spreken en presenteren is de internetverbinding. Dat de wifi het nu maar niet laat afweten, is mijn eigen diepste wens als ik opleidingen ‘online spreken en presenteren’ geef.
Afgeleid
Een niet-verbonden publiek is een ongebonden publiek. Je toehoorders zijn bliksemsnel afgeleid. Als de aandacht verslapt, checken ze hun e-mail, werken ze verder aan een eigen project en luisteren nog met een half oor, of ze wachten ongeduldig tot de deurbel gaat om een pakje in ontvangst te nemen.
De Britse expert in spreken voor een publiek Max Atkinson wees in zijn basiswerk Lend Me Your Ears (2004) al op het grote verschil in gedrag tussen een publiek dat in een zaal naar een fysiek aanwezige spreker luistert en een publiek dat simultaan in een andere ruimte alles op een groot scherm volgt. De toehoorders daar voelen zich allesbehalve geremd om wat rond te wandelen in de zaal, koffie bij te schenken en een praatje te slaan met de andere aanwezigen. Waarom? Volgens Atkinson verbreekt een publiek dat niet langer onder toezicht staat, gemakkelijk het stilzwijgende contract met de spreker om zich als een volwaardig publiek te gedragen. Het toezicht oefent de spreker uit via oogcontact. Hij of zij of x ziet u! Maar als mensen die samen in een grote ruimte een uiteenzetting op een groot scherm volgen, al hun aandacht verliezen, hoe dramatisch moet het dan niet gesteld zijn met de aandacht van een verbrokkeld publiek van individuen die elk voor hun eigen schermpje zitten?
Hou het kort
Maar toch mogen we de moed niet laten zakken. Om te vermijden dat je publiek afhaakt en om iedereen bij de les te houden, moet je gewoon alles uit de kast halen. Om te beginnen: size definitely matters. Bij online presentaties geldt: hoe korter, hoe beter. Maar ook: hoe korter je uiteenzetting is, hoe meer tijd er in de voorbereiding kruipt. Een uur spreken zonder voorbereiding? Geen probleem. Tien minuten zonder voorbereiding? Vergeet het. Daar heb je bij wijze van spreken minstens een dag voor nodig. Bij ‘gewoon’ spreken voor een publiek geldt overigens ook al dat korter beter is. Waarom is de Ted talk zo’n succesformule geworden? Omdat zo’n presentatie hoogstens 18 minuten duurt en er steevast een lange voorbereiding aan vooraf is gegaan. Wil je als spreker tijdens een webinar schitteren? Tien minuten zal dan zeker volstaan. En elke seconde moet top zijn.
Een goede voorbereiding en een strak plan zijn dus nodig om als onlinespreker helder en boeiend uit de hoek te komen. Hou rekening met het kleine formaat en zorg ervoor dat je slides alleen de essentie bevatten, zowel tekstueel als visueel. Het is niet het moment om iets uit te leggen aan de hand van een schilderij van Bruegel met honderden figuren en taferelen.
Zorg ook voor een heldere structuur, zodat niemand de draad kwijtraakt en onherroepelijk afhaakt. Hou het boeiend door voortdurend cliffhangers in je presentatie te verwerken. Wees raadselachtig. Dat kun je met retorische vragen doen. Weet je wat er gebeurt als je deze methode toepast? Weten jullie wat nu echt de grootste gamechanger in het digitale tijdperk is geweest? Zulke vragen zorgen ervoor dat je toehoorders het vervolg willen kennen en op het puntje van hun stoel gaan zitten.
Interactie zoals je die met een zaal hebt, is niet mogelijk. Maar wel via een chatbox of via een poll, wat bij het gros van de webinarsoftware voorhanden is. Je moet dan wel een moderator hebben. Een webinar dat een congres vervangt, heeft trouwens altijd een centrale host en een of meer moderatoren nodig, die de gestelde vragen in goede banen leiden en die tijdens de presentatie de vragen uit de chatbox groeperen om ze na de presentatie aan de spreker voor te leggen.
Dynamisch
De kernboodschap van een spreker is cruciaal, maar hoe de spreker zelf overkomt is ook uitermate belangrijk. Als je online presenteert, kun je beter rechtop staan. Dat maakt je uitstraling meteen veel dynamischer en krachtiger. Plaats dus je laptop hoog genoeg – gebruik een stapel boeken of wat dan ook - zodat de webcam op ooghoogte staat. Kijk ook zo veel mogelijk recht in je webcam, zoals een nieuwsanker ook in de camera kijkt. Zo wek je een gevoel van oogcontact op. Zorg voor een geschikte achtergrond. Een virtuele achtergrond heeft het nadeel dat bij bewegingen bepaalde lichaamsdelen in het decor lijken te verdwijnen en de contouren van de spreker onscherp worden. Gebruik liever een reële achtergrond. Een rustgevend, neutraal decor dat niet van de boodschap afleidt, werkt doorgaans het best. Een muur heeft iedereen toch in huis, niet?
Ten slotte nog een paar dingen over je lichaamsexpressie. Focus op wat er in beeld te zien is. Een gebalde vuist om een stelling kracht bij te zetten, zal geen effect hebben als niemand die vuist kan zien. Een opgetrokken wenkbrauw wel. Je moet het doen met je hoofd en je bovenlichaam. Zet daar maximaal op in. Ook al ben je thuis, voor een belangrijke presentatie zorg je ervoor dat je voor de gelegenheid gekleed bent. Bovenaan. Een broek of rok hoeft niet, je kunt in je onderbroek presenteren als je je daar goed bij voelt. Niemand die het merkt.