Zoeken
  • Peter Van Rompaey

Inleiden zonder lijden


In een land waar dagelijks honderden congressen, seminaries, bedrijfsevents, plechtigheden en aanverwanten plaatsvinden, nemen elke dag zowat evenveel mensen de rol van gastheer of gastvrouw op zich. Vaak tegen wil en dank, vaak ook met angst om af te gaan. En toch is goed presenteren en sprekers accuraat inleiden niet zo moeilijk. Het is louter een kwestie van de juiste aanpak.

Een spreker rondt zijn verhaal af, bedankt zijn publiek en slentert van het podium naar zijn zitje op de eerste rij. Intussen is iemand anders opgestaan die het pad van de spreker kruist, op zijn beurt achter het spreekgestoelte gaat staan en het woord neemt. Zo gaat het wel twee uur door, met tussendoor een handvol muzikanten die zonder enige vorm van aankondiging voor een streepje muziek zorgen. Ooit al zoiets meegemaakt? Ongetwijfeld wel. Zelf heb ik al meermaals het genoegen mogen smaken om een evenement, een plechtigheid of een academische zitting te ondergaan zonder dat er enige vorm van presentatie aan te pas kwam, dat wil zeggen een gastheer of gastvrouw die de sprekers en de podiumacts aan- en afkondigt en het publiek wegwijs maakt in wat er te gebeuren staat.

Onlangs nog maakte ik het mee op een Europees congres van – houd u vast – communicatieverantwoordelijken. De rector van de Italiaanse universiteit waar het congres plaatsvond, begon zonder enige introductie een welkomstwoord uit te spreken, in het Italiaans. Hij bleef een half uur aan het woord, de meeste aanwezigen hadden het raden naar wat de brave man aan het zeggen was. Na het beleefdheidsapplaus nam een pianist, ook al zonder enige vorm van aankondiging, plaats achter de vleugel om een uit de kluiten gewassen sonate te spelen. De receptie achteraf maakte alles goed – we waren tenslotte in Italië – maar het is natuurlijk niet zoals het hoort.

(lees verder onder de foto)

Absolute noodzaak

Moet er een gastheer of gastvrouw zijn, zelfs al is er maar één spreker? Ja. Zonder discussie. Het getuigt van respect voor uw publiek én voor de sprekers. Als organisator nodigt u een spreker immers uit omdat hij iets interessants te vertellen heeft. Zorg er dan ook voor dat hij of zij dat in optimale omstandigheden kan doen. Een accurate introductie is daarbij even essentieel als een goed werkende microfoon.

Nu zijn er twee opties: een dure en een goedkope.

De dure optie is het inhuren van een professionele presentator of presentatrice om de klus te klaren. Iemand die beroepshalve voor radio of televisie werkt en bijklust door evenementen aan elkaar te praten. Als u voor een goede briefing van de professionele host zorgt, dan is dat meestal een uitstekende keuze. Niet per definitie, ik heb eens een stand-upcomedian zien afgaan als presentator tijdens een avond over klimaatopwarming. Niet omdat hij de lolbroek uithing – dat had hij beter gedaan – maar omdat hij de ernst zelve was, een rol die hem helemaal niet lag. Maar zoiets blijft uitzonderlijk, want het inhuren van mediafiguren om uw evenement te presenteren, biedt meestal alleen maar voordelen. Ze zullen het beslist goed doen, want de aandacht op iets of iemand vestigen is hun tweede natuur. Ze bereiden zich ook grondig voor, omdat ze weten: hoe beter voorbereid, des te spontaner en professioneler je overkomt. En een geloofwaardige mediafiguur zorgt ten slotte voor extra uitstaling. De professionele presentatie straalt af op de sprekers, tilt het geheel naar een hoger niveau. Ga bij voorkeur op zoek naar een profiel dat inhoudelijk bij uw evenement past.

Maar helaas, niet voor elk evenement is een voldoende groot budget voorhanden om zomaar eventjes 500 tot 1000 euro (voor een topper zelfs meer) neer te tellen.

En gelukkig is dat geen probleem. Want iemand van de organisatoren (van de grote baas tot de secretaresse) kan de onderdelen van een evenement net zo goed aan elkaar praten. Iedereen kan het, ook u. Al deinzen veel mensen terug voor de vraag: “Zou jij dat niet willen doen? Je bent toch zo vlot.” Mensen vrezen een belabberd figuur te zullen slaan. Ze weten niet wat presenteren precies inhoudt, waar ze allemaal op moeten letten en hoe ze zich het beste kunnen voorbereiden. Dat laatste is meteen het belangrijkste: als u goed voorbereid bent, gaat de rest vanzelf.

Luistertaal

Waarin bestaat nu een goede voorbereiding? Informeer u over de sprekers en over hun onderwerp, en raadpleeg hun bio. U moet genoeg weten om een accurate introductie van 30 seconden tot hooguit een minuut te schrijven. U moet dus weten wat het onderwerp van elke spreker is, wat de mensen eraan zullen hebben en waarom de spreker de geknipte persoon is om een uiteenzetting over het onderwerp te houden. U kunt dat het best volledig uitschrijven en hanteert daarbij wat ze bij de openbare omroep luistertaal noemen. Stemcoach Christel Lacroix (die al een kwarteeuw radio- en televisiestemmen traint en die ook ooit ondergetekende onder handen nam) stelt het in haar basisboek ‘Goed Gestemd’ als volgt: “Luistertaal is die taal die een luisteraar meteen begrijpt.” Het is dus spreektaal die aan duidelijkheid niets te wensen overlaat. Korte actieve zinnen, altijd concreet. Zelf hanteer ik vaak het volgende stramien: met de eerste zin de aandacht trekken, vervolgens zeggen waarover het gaat en ten slotte iets vertellen over de spreker zelf en – heel belangrijk – zijn of haar naam voor het einde bewaren, bij wijze van climax.

Over tien jaar kunnen we congressen laten presenteren door robots. Maar zullen robots ook leiden tot een betere wereld? Een vraag die ons allemaal bezighoudt. Het antwoord krijgt u meteen van een visionaire en begeesterende robotica-expert [pauze] professor Bram Vanderborght!

Als u een evenement presenteert, moet u uiteraard meer doen dan alleen anderen introduceren. U moet het publiek welkom heten, de sponsors bedanken, uitleggen waar de lunch plaatsvindt enzovoort. Allemaal zaken die vanzelfsprekend lijken, maar die alleen vanzelfsprekend overkomen als u ze hebt voorbereid.

Alles op kaartjes

Print alle teksten uit, verknip ze en plak elk onderdeel op een apart kaartje. Een ceremoniemeester met wapperende A4-bladen in de hand is echt geen gezicht. De belangrijkste woorden kunt u groot of in het vet zetten, of als dat beter voor u werkt, kunt u alleen kernwoorden gebruiken. Wat op uw kaartje staat, leest u uiteraard niet af. Daarom moet u zorgen dat de tekst in uw hoofd zit, waardoor u hem vlot en spontaan kunt brengen. Het kaartje is een geheugensteun én het stoort niemand als je bijvoorbeeld de titel van een presentatie wel van uw fiche afleest.

Uitermate belangrijk is dat u de namen van sprekers, artiesten en iedereen die op het podium komt, correct uitspreekt. Jambon is Jambon en niet Jambon. Ook dat hoort bij de voorbereiding. U kunt het desnoods nog net voor de start van het evenement bij de spreker of de artiest zelf checken. Vergeet het in elk geval niet, want op het moment dat u iemand aan het aankondigen bent, is het onherroepelijk te laat. U moet trouwens met alle sprekers en artiesten – ook als u perfect weet hoe u hun namen uitspreekt – vooraf een gesprekje voeren. Even overleggen of ze het eens zijn met wat u in uw introductie gaat zeggen. En zo kunt u meteen alle fouten (“65 is hij intussen, maar …”, terwijl hij nog maar 64 is) uit uw introductieteksten halen.

Bescheidenheid

Wees bescheiden. Als gastheer of gastvrouw heeft u een dienende rol. Het draait niet om u. U moet er net voor zorgen dat alle aandacht naar de sprekers gaat en dat ze met een goed gevoel van wal kunnen steken. Bescheidenheid, inclusief stijlvolle, niet-opzichtige kleding, combineert u met een aanstekelijk enthousiasme. De volgende spreker gaat haarfijn uitleggen hoe ik hem in het vervolg anders en beter kan inleiden. Mag ik uw aandacht voor … Peter Van Rompaey :)

Eerder verschenen in Ad Rem, tijdschrift voor zakelijke communicatie, 2016/5

#inleiden #introductie

47 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven